SESAN accompagne les ESMS dans leur transition numérique

SESAN accompagne les ESMS dans leur transition numérique

SESAN, en lien avec les professionnels des ESMS, les fédérations et les acteurs institutionnels, a amorcé dès 2016 un travail sur les besoins d’accompagnement des ESMS dans leur processus d’informatisation métier. L’objectif est de faciliter leur intégration aux espaces numériques régionaux de santé et aux autres outils collaboratifs déployés sur le territoire dans le cadre du parcours de l’usager.

SESAN accompagne les ESMS dans leur transition numérique

SESAN, en lien avec les professionnels des ESMS, les fédérations et les acteurs institutionnels, a amorcé dès 2016 un travail sur les besoins d’accompagnement des ESMS dans leur processus d’informatisation métier. L’objectif est de faciliter leur intégration aux espaces numériques régionaux de santé et aux autres outils collaboratifs déployés sur le territoire dans le cadre du parcours de l’usager.

M. Benjamin Astic, Chargé de projets au Pôle Activités et Projets Établissements à Entr’aide Union, nous raconte comment SESAN l’a accompagné dans cette démarche.

 

SESAN : Pourquoi vous êtes-vous tourné vers SESAN pour votre projet d’acquisition d’un DUI ?

Il y a plusieurs facteurs. Le premier est une question de timing dans le sens où nous avons entendu parler de la démarche de SESAN au moment où l’Entr’aide se posait la question de changer de logiciel de gestion du dossier usager. En 2019, notre outil ne correspondait pas aux besoins de toutes nos structures. Cette année a également été marquée par les groupes de travail et la préparation du renouvellement du projet associatif de l’Entr’aide pour 2020-2024. L’un des axes de ce projet était la modernisation des modalités de travail et de tout ce qui concerne les systèmes d’informations. Il y a eu comme un alignement des planètes !

C‘était la première fois que votre association travaillait avec SESAN ?

Oui, nous connaissions l’organisme de loin mais c’est la première fois qu’il y a eu un vrai partenariat entre nous. Je crois que cela correspond à l’évolution de SESAN qui s’est ouvert au secteur médico-social après avoir longtemps coopéré avec le secteur sanitaire.

Comment s’est passé la communication avec les référents de SESAN ?

La première réunion à laquelle j’ai participé était en novembre 2018. Au-delà du fait que cela correspondait à nos attentes, la démarche nous a paru pertinente en raison du cadre proposé par SESAN. A la fois par le cadre sécurisant de l’accord-cadre et plus généralement par tout le travail fait sur le cahier des charges avec par exemple la pré-sélection des différents éditeurs qui assurent un premier filtre qualitatif. Cette pré-sélection nous permet d’avoir moins de risques de nous tromper. Nous n’aurions pas pu assurer seul la charge de tout ce travail. SESAN a fait un boulot très important sur ce sujet, par exemple en élaborant des matrices dans lesquels les éditeurs devaient s’inscrire pour répondre à l’accord-cadre. Ce chantier était très développé et nous n’aurions pas pu l’élaborer avec autant de temps et de facilité vu la charge de travail.

Comment la crise sanitaire a bousculé votre accompagnement SI ESMS ?

La crise a retardé notre programme et a gelé notre accompagnement. Le contexte sanitaire était tellement exceptionnel que nous n’avons pas pu faire autrement. L’accord-cadre a été notifié le 24 décembre 2019. Nous voulions aller assez vite parce qu’il y avait une vraie demande de la part de nos structures, nous devions préparer avec SESAN le marché subséquent au premier trimestre 2020. Au mois de mars, SESAN a mis en suspend son accompagnement pour se consacrer sur la gestion de la crise sanitaire. Il a fallu attendre juin 2020 pour relancer la préparation du marché subséquent. Nous aurions aimé qu’il soit lancé courant avril 2020 et il l’a été début septembre.

Quel a été le principal bénéfice de votre accompagnement ?

Au début de l’accompagnement d’Entr’aide j’étais pour la première fois pilote d’une démarche d’appel d’offre. De fait l’accompagnement de SESAN a été très soutenant je me suis senti accompagné dans un sujet où je n’étais pas forcément à l’aise car je n’avais pas de compétences particulières sur les systèmes d’informations. SESAN s’est montré très disponible, les échanges étaient assez faciles. Il y avait une bonne réactivité de la part du groupement et une relation agréable.

Où en êtes-vous dans votre processus d’acquisition d’un DUI ?

Notre accompagnement n’est pas complètement fini même si le plus gros est fait. Nous avons sélectionné notre éditeur après l’audition des candidatures. SESAN nous a aidé à rédiger les documents utiles à ce type de démarche (rapport de choix etc.) Nous sommes le premier organisme à avoir posé un marché subséquent avec SESAN. Notre accompagnement va s’étendre sur le long-terme car le groupement nous a proposé de faire des points mensuels pour voir comment notre projet se poursuit avec notre éditeur.

Quelle position avez-vous par rapport au chantier national ESMS numérique ?

SESAN a fait le lien entre nous et l’ARS pour nous prévenir que ce projet ESMS numérique arrivait et que nous pouvions nous désengager du projet régional pour le rejoindre. Une réunion a été organisée pour présenter le chantier national ESMS numérique. C’était avant que l’on notifie notre marché et que l’on sélectionne officiellement un éditeur, nous n’étions pas engagés. Les deux démarches sont relativement proches mais la logique nationale a un fonctionnement et un cahier des charges différents. Nous avons décliné la proposition uniquement parce que nous avions déjà pris du retard. L’inscription dans le marché national nous aurait obligé à refaire tout le processus et à perdre 6 mois, nous ne pouvions pas nous le permettre.

 

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Au niveau national, afin de répondre aux exigences du virage numérique MaSanté 2022 pour les ESMS, le programme ESMS numérique est déployé pour permettre aux ESMS de franchir une première étape en termes d’équipements et d’infrastructures SI et d’acquérir un dossier usager informatisé (DUI).

La phase d’amorçage a été lancée le 1er février 2021, avec la publication d’un appel à projet relayé par l’ARS Ile-de-France concernant en priorité les établissements et services pour personnes âgées et personnes en situation de handicap.

Les ESMS franciliens peuvent contacter SESAN afin de bénéficier de plus d’informations et demander à être accompagnés sur ces projets.

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