En tant que Groupement Régional d’Appui au Développement de la e-Santé, SESAN a le privilège de porter une mission régionale dans le champ du numérique en santé. Ainsi, SESAN accompagne l’ensemble des professionnels de santé d’Île-de-France, en mettant à la disposition des acteurs de santé toutes ses compétences et son expertise dans des domaines aussi diversifiés que les solutions métiers, les infrastructures, et la cyber sécurité. La crise sanitaire de 2020 a accéléré l’évolution des outils, et provoqué une mutation des pratiques et des organisations. Tous les acteurs de la santé se sont mobilisés massivement pour lutter contre l’épidémie du Covid-19. Dès le mois de février 2020, SESAN a mobilisé toutes ses ressources pour accompagner les professionnels de santé, et les acteurs institutionnels. L’effort a été porté sur tous les domaines, en déployant de nouvelles solutions, en produisant des indicateurs de suivi de l’épidémie, et en accompagnant les établissements de santé lors des cyber-attaques subies à cette période.
SESAN a étendu ses dispositifs dans cinq volets pendant la crise sanitaire :
• Le télésuivi
• La télésanté
• La gestion de la tension hospitalière
• L’appui à l’orientation
• L’échange d’information, et la production des indicateurs de suivi de l’épidémie
• La Sécurité des Systèmes d’Information
TÉLÉSUIVI
Terr-eSanté et son module e-COVID
Terr-eSanté est la solution régionale d’échange et de partage entre professionnels pour faciliter la prise en charge coordonnée des patients. Elle est mise à disposition gratuitement auprès des professionnels de santé et des patients par l’ARS Île-de-France.
Accessible via le web et en mobilité, e-COVID est un module permettant de renseigner quotidiennement des critères d’auto-surveillance de patients. Le dispositif est disponible aussi bien pour les patients au diagnostic Covid confirmé que pour des patients en attente de résultats. Les éléments indiqués (températures, fréquence respiratoire, toux etc.) sont partagés entre les professionnels impliqués dans la prise en charge des patients concernés.
Les informations en question sont consultables sur le module e-COVID par l’ensemble du cercle de santé du patient (médecin traitant, infirmier à domicile, médecin spécialiste, pharmacien, masseur-kinésithérapeute, travailleur social, dispositif d’appui à la coordination, établissement de santé, EHPAD etc.) et permettent une consultation du dossier en urgence lors d’une hospitalisation.
Ainsi, les cellules de suivi mises en œuvre pour la gestion de la crise ont pu bénéficier de cet outil pour la prise en charge des patients. Ce suivi a été facilité par les différentes fonctionnalités offertes par l’outil. Les professionnels de santé ont pu ainsi contrôler quotidiennement l’évolution de la santé d’un patient, et être alertés en cas d’aggravation des symptômes. Pour compléter ce dispositif, un système automatique d’alerte mail permet d’informer les professionnels de santé dès qu’une information importante a été saisie par le patient et/ou un autre professionnel de santé.
Depuis le printemps 2020, plus de 10 000 patients ont bénéficié du télé-suivi e-COVID, de l’accompagnement avec les professionnels de ville, à la sortie d’hospitalisation. Des cellules de suivi locales ont été mises en place par de nombreux établissements hospitaliers et centres COVID ambulatoires franciliens, avec le soutien de la médecine de ville.
TÉLÉSANTÉ
FilGERIA & ORTIF pour un dispositif de télémédecine complémentaire
En avril 2020, afin de répondre aux besoins de près de 700 EHPAD de la région, un dispositif s’appuyant sur les SAMU et les astreintes gériatriques a été mis en place pour la prise en charge des Résidents dans le contexte de a crise sanitaire.
L’ARS Île-de-France, et les professionnels de santé ont œuvré conjointement pour renforcer le dispositif constitué de 28 astreintes gériatriques, reliées avec les dispositifs de régulation des 8 SAMU franciliens. SESAN a contribué à la mise en œuvre de ce dispositif en mettant à la disposition des professionnels de santé des solutions facilitant le recueil et le partage des données de prise en charge. Ces outils ont été utilisés pour faciliter la coordination entre les professionnels au sein des EHPAD, des SAMU, et des astreintes gériatriques. Ainsi, deux outils ont été développés et/ou adaptés pour répondre aux besoins métiers
Le premier, FilGERIA, est un carnet de liaison numérique sécurisé qui permet d’assurer la traçabilité des demandes d’appui des EHPAD franciliens aux astreintes gériatriques pour les patients.
À chaque appel, l’expert (astreinte gériatrique ou SAMU), peut alimenter un dossier partagé contenant une fiche de liaison en ligne pour chaque résident de l’EHPAD. Ce recueil facilite la continuité des transmissions entre l’EHPAD et les différents intervenants, jusqu’à la décision d’orientation vers la bonne structure de prise en charge.
SESAN a également mis en œuvre un service support 24h/24, 7 jours sur 7 pour accompagner les acteurs franciliens (EHPAD, SAMU, Filières gériatriques) à l’utilisation de ce dispositif.
Le second, ORTIF, permet de réaliser des téléconsultations entre le résident et le médecin traitant, l’équipe mobile gériatrique ou l’astreinte gériatrique. Le dispositif régional de Télémédecine a également été utilisé pour réaliser des demandes de télé-expertises.
Cette solution a également été utilisée par des établissements de santé qui ont souhaité développer la téléconsultation pour les patients atteints de pathologies chroniques, et dont l’accès physique à l’hôpital était difficile au plus fort de la crise sanitaire.
RÉGULATION DES LITS
ROR, e-Cerveau et Santégraphie pour amplifier la visibilité en lits et un appui à la régulation
Dès mars 2020, SESAN a été missionné par l’ARS Île-de-France pour renforcer et adapter les outils dédiés à la « régulation des lits ».
Le ROR permet désormais de déclarer la capacité en lits et les lits disponibles en soins critiques COVID, et pour les lits COVID en médecine, chirurgie, maternité, pédiatrie et soins de suite et de réadaptation (SSR). La saisie et la consultation des lits disponibles au niveau régional est accessible sur l’application mobile et web du ROR. Cette vision consolidée a été mise en œuvre pour faciliter l’orientation par les SAMU, les services d’urgences et les cellules de crise.
Des tableaux de bord ont été développés afin de faciliter le pilotage des ressources par les établissements de santé, l’ARS-Île de France, et les instances nationales.
APPUI À L’ORIENTATION
ViaTrajectoire, pour orienter et tracer les éléments médicaux des patients
Dans le cadre du Plan Blanc déployé dans les établissements de santé, la solution ViaTrajectoire a été adaptée pour tenir compte du contexte Covid.
Depuis avril 2020, une cellule de régulation COVID-19 SSR a été mise en place au sein de l’Agence Régionale de Santé pour appuyer les demandes d’orientation pour les patients COVID-19. Pour mener à bien cette mission, les équipes SESAN de Via-Trajectoire ont paramétré l’outil pour adapter la fonction Expertise et ont accompagné les équipes de l’ARS pour la prise en main de cette fonctionnalité et son utilisation dans le cadre de la crise sanitaire.
PORTAIL D’INFORMATION
Les portails MAILLAGE, pour partager localement des informations aux professionnels du sanitaire et du médico-social
Les portails MAILLAGE, administrés par les DAC, se sont transformés au fil de l’année 2020 pour devenir des portails d’informations. Ces plateformes web donnent une visibilité à tous les professionnels de santé sur les protocoles et les dispositifs dédiés au Covid sur le territoire de 7 sites départementaux MAILLAGE en Île-de-France.
Les portails MAILLAGE permettent d’accéder à :
– Un annuaire de l’offre de soins via le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR) appuyé d’une cartographie (Santégraphie) pour améliorer la lisibilité de l’offre sur les territoires
– Des actualités, des formations et des évènements de territoire
– Des documents ressource pour la prise en charge des patients complexes et personnes en perte d’autonomie
– Un accès direct aux services numériques régionaux
SÉCURITÉ DES SYSTÈMES D’INFORMATION
Pour accompagner et sensibiliser aux risques de cyberattaques
La crise sanitaire a intensifié le nombre de cyberattaques pendant l’année 2020. Les activités de piratage et d’extorsion de fonds visant les acteurs de la santé et du médico-social se sont multipliées depuis le mois de mars. Plusieurs milliers de noms de domaines en lien avec le covid-19 ont été déposés, nombre d’entre eux sont frauduleux. Le département SSI de SESAN s’est mobilisé depuis le début de la crise pour assister tous les acteurs :
En prévention : Une liste de diffusion a été mise en place afin d’alerter les structures d’une attaque potentielle. Pendant toute la durée de la crise, des tests de vulnérabilités sont proposés gratuitement sur les sites exposés des acteurs de la santé et du médico-social. Ainsi, de nombreux services sont proposés à nos adhérents.
En cas d’attaque : Une liste d’alerte a été mise en place. Dès qu’un incident survient, les établissements de la région sont prévenus et des mesures préventives pour protéger les SI peuvent ainsi être mises en place. En complément, SESAN a souscrit un contrat d’assistance cyber permettant de recourir à une assistance 24h/24 et 7j/7 pour ses adhérents SSI.
En veille : Une newsletter synthétise chaque semaine l’actualité cyber. Elle est diffusée à toute structure qui en fait la demande.
TRAITEMENT DE L’INFORMATION
Pour accompagner à la prise de décision tout au long de la crise
À la demande de l’ARS Île-de-France, SESAN a mis en place dès le mois de mars 2020 plusieurs tableaux de bord journaliers à destination d’une large communauté de professionnels de santé afin de suivre au plus près l’évolution de la crise :
– Un reporting sur l’activité des urgences, centré sur le Covid-19 et ses facteurs de risques
– Un reporting sur l’activité des SAMU qui permet de suivre le nombre d’appels reçus et de sorties réalisées dans le cadre du covid
– Un reporting envoyé deux fois par jour qui référence la disponibilité en lits des soins critiques (réanimation, unité de soins continues etc.) pour les enfants et les adultes,
– Un reporting des structures d’hébergement social : qui référence les 1 500 structures d’hébergement social d’Île-de-France et qui permet la saisie en temps réel des cas covid
Par ailleurs, SESAN a également mis en œuvre un dispositif (SI-DEP – Système national d’Information de DEpistage) permettant d’appuyer la veille autour du dépistage Covid-19. Cet outil a été utilisé pour la gestion des cluster Covid-19 au plus fort de la crise sanitaire
Restituer les données de santé sur des plateformes webs
L’outil ADHOC a été développé pour permettre aux établissements de santé de déclarer leur capacité en lit covid à 7 jours, leur niveau de déprogrammation et de partager des commentaires sur l’interface web. Les destinataires sont tous les établissements de santé de la région ainsi que l’ARS. En plus de cette fonctionnalité de saisie, une restitution de ces données est réalisée à une échelle régionale. L’outil collaboratif permet d’avoir une vision globale des capacités en lit Covid dans les établissements sanitaires d’Île-de-France, obtenir les chiffres du terrain et identifier les endroits où des tensions peuvent apparaître pour les anticiper.
Depuis avril 2020, l’outil Cas COVID-19 Hébergement a été mis à la disposition des structures d’hébergement d’urgences pour déclarer des données Covid et assurer un reporting en temps réel de ces données. Plus de 1 000 structures d’hébergement sont désormais référencées dans la base, avec près de 300 saisies hebdomadaires.
Réaliser des prédictions sur la situation épidémique
Développé en mars, l’outil STEP permet de prédire la saturation à 7 jours et 14 jours, la saturation générals et l’afflux de patient des services hospitaliers. Ces outils sont utilisés par l’ARS et les professionnels de santé concernés en Île-de-France. Un outil de détection de cluster géographique a également été mis en place en parallèle pour les données de SI-DEP ce qui permet de lancer des investigations et d’anticiper les clusters ou les situations de crise.
L’ensemble de ces outils et de ces développements ont appuyé les dispositifs régionaux et locaux, et ont ainsi contribué à la gestion de la crise sanitaire. Ils constituent un gisement régional précieux qui pourra être exploité pour d’autres contextes de tension et/ou de crise sanitaire.
